Intitulé du poste : Coordinateur (trice) Commercial (e) Senior

Mission :

Assurer le support opérationnel et administratif aux ingénieurs commerciaux de la direction EXPERTISE, en garantissant la bonne exécution des processus (dossiers, commandes, suivi des prestations, facturation et démarches associées), dans le respect des règles internes administratives, juridiques, financières et éthiques.

Objectifs clés du poste

·       Fluidifier l'activité quotidienne des ingénieurs commerciaux via un appui structuré et réactif. - Sécuriser la qualité des dossiers (complétude, conformité, traçabilité) sur tout le cycle administratif.

·       Garantir la fiabilité des suivis (commandes, prestations, éléments de facturation, notes de frais).

·       Améliorer l'efficacité des process en identifiant des optimisations simples (standardisation, checklists, automatisations).

·       Assurer une coordination efficace avec les parties prenantes internes (notamment Administration des Ventes) et externes (clients/fournisseurs), avec un haut niveau de service.

Principales activités / responsabilités à assurer

A. Support commercial & gestion des dossiers :

·       Préparer et mettre en forme les documents de support (propositions, dossiers, CV).

·       Relancer et suivre les éléments manquants nécessaires à l'avancement des commandes/dossiers.

·       Enregistrer et tenir à jour les dossiers via l'outil dédié (ex. ODIS) en assurant la traçabilité.

·       Assurer la gestion administrative liée aux réponses à appels d'offres et démarches de référencement (constitution, conformité, suivi).

B. Gestion des commandes fournisseurs & coordination

·       Suivre les bons de commande fournisseurs (création, suivi, relances, archivage). - Veiller à la cohérence entre les éléments de commande, les prestations et les pièces administratives.

C. Interface facturation / Administration des Ventes

·       Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la facturation via I'ERP (ex.

Oracle Fusion).

·       Contrôler la complétude des informations (jours réalisés, compléments, justificatifs) avant transmission.

·       Suivre l'avancement des dossiers avec l'Administration des Ventes et traiter les retours/corrections.

D. Suivi administratif & financier des prestations

·       Suivre et enregistrer les prestations des consultants (jours réalisés). - Gérer le suivi des prestations complémentaires (astreintes, HNO, heures supplémentaires) via un tableau de suivi dédié.

·       Consolider les éléments permettant une facturation correcte et dans les délais.

E. Gestion RH administrative (consultants)

·       Gérer les entrées des consultants : création de la fiche, onboarding administratif, gestion matérielle, suivi des entrées/sorties.

·       Assurer le suivi des dossiers administratifs liés au parcours consultant (pièces, mises à jour, archivage).

F. Notes de frais

·       Collecter, vérifier et suivre les notes de frais selon les règles en vigueur.

·       Assurer la conformité des justificatifs et le traitement dans les circuits appropriés.

G. Conformité & amélioration continue

·       Appliquer strictement les règles internes (administratives, juridiques, financières, éthiques).

·       Être force de proposition sur l'amélioration des process (modèles, checklists, routines de contrôle).

Formation

·       Bac +3 / Bac +4 : gestion, administration, assistanat commercial, RH, finance/gestion, ou équivalent.

·       Compléments appréciés : administration des ventes, gestion des achats/commandes, gestion de prestations de services.

Expertise professionnelle

·       5 ans et plus d'expérience en environnement prestations de services (ESN, cabinets de recrutement, intérim ou équivalent).

Pratique confirmée de :

·       Support commercial & back-office (dossiers, relances, mise en forme).

·       Suivi de commandes fournisseurs. o Coordination facturation / ADV.

·       Suivi opérationnel de prestations (timesheets/jours réalisés, compléments).

       •     Administration RH (onboarding, suivi administratif). 0 Notes de frais et contrôle de conformité.

Systèmes techniques

•            Pack Office : Excel (tableaux de suivi, formules de base), Word (mise en forme), PowerPoint (support).

•            ERP de gestion commande/facturation : idéalement Oracle Fusion (ou ERP équivalent).

•            Outils de gestion de dossiers : idéalement ODIS (ou outil équivalent).

•            Bonne culture de la traçabilité, de l'archivage et des circuits de validation.

Soft skills

•            Rigueur & sens du détail (zéro surprise sur la conformité).

•            Autonomie et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

•            Excellent relationnel / sens du service (interlocuteurs internes/externes).

•            Proactivité (anticiper les manquants, relancer, sécuriser les délais).

•            Organisation & priorisation (pics d'activité, échéances).

•            Confidentialité & éthique (respect strict des règles et des informations).

•            Esprit d'amélioration continue (proposer des simplifications, standardiser).

Langues

·       Français : courant/professionnel (rédaction et échanges).

·       Anglais : niveau opérationnel souhaité (lecture/échanges basiques selon contexte).

Temps plein / partiel : 100%

Horaires de travail : 08h30 - 17h30

Type d’horaire : N/A

Télétravail : Maximum possible : 40%

Ville : Casablanca